Zarządzenie Nr 13/2012 Wójta Gminy Karnice z dnia 16 stycznia 2012 roku w sprawie wprowadzenia kontroli zarządczej

 

Zarządzenie Nr 13/2012

Wójta Gminy Karnice

z dnia 16 stycznia 2012 roku

 

  

 

 w sprawie wprowadzenia kontroli zarządczej

 

 Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) i art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)

 

zarządzam, co następuje:

 

 § 1.  Ustanawia zasady kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Karnice  w brzmieniu załącznika nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

 § 2. Wprowadza politykę zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Karnice w brzmieniu załącznika nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

 § 3. Wprowadza procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Karnice w brzmieniu załącznika nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

 § 4.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

 

 Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 13/2012

Wójta Gminy

z dnia 16 stycznia 2012 r.

Zasady kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy

Dział I

WSTĘP

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

 

§ 1. Użyte w niniejszych zasadach pojęcia mają następujące znaczenie

1) kontrola – czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach), oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki,

2) kontrola zarządcza – prowadzona w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,

3) kontrola instytucjonalna – kontrola wykonywana przez niezależne instytucje ustawowo do tego  upoważnione (np. RIO, NIK, PIP), oraz Audytora Wewnętrznego

4) kontrola funkcjonalna – kontrola wykonywana w ramach nadzoru przez osoby pełniące funkcje kierownicze oraz wyznaczonych urzędników w ramach powierzonych im szczególnych obowiązków pracowniczych,

5) samokontrola – kontrola, do której zobowiązany jest każdy pracownik bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Polega na bieżącym kontrolowaniu prawidłowości wykonywania własnej pracy, z uwzględnieniem postanowień zawartych w regulaminie organizacyjnym oraz obowiązków wynikających z posiadanego zakresu przydzielonych obowiązków i odpowiedzialności,

6) audyt wewnętrzny – prowadzony w Urzędzie Gminy jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Wójta  w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze,

7) procedura – oznacza takie ustalenie przez kierownictwo pracy Urzędu Gminy  w instrukcjach  i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie urzędników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli,

8)         procedury obowiązujące w  Urzędzie Gminy   nazywa się procedurami kontroli. Należy je rozumieć dwojako:

a)         ustalony przez kierownictwo Urzędu  (w obowiązujących instrukcjach wewnętrznych lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla urzędników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących – procedurę kontroli (regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych),

b)         wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego – od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania (sprawdzenie pod względem merytorycznym, czy zastosowano tryb ustawy Prawo zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan urzędu, sprawdzenie dowodu pod względem formalno-rachunkowym, dokonanie kontroli przez skarbnika gminy, do zatwierdzenia wypłaty przez Wójta lub osoby przez niego upoważnionej (instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych, przyjęta przez Urząd polityka rachunkowości),

9)    procedury finansowe – wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości, oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych,

10) procedury okołofinansowe – wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących pracę samorządu,

 

§ 2. Urząd Gminy Karnice prowadzi gospodarkę finansową na podstawie:

1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240),

2) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (teks jedn. Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz. 1591),

3) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223),

4) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.),

5) zarządzeń Wójta Gminy Karnice oraz innych aktów wewnętrznych.

 

§ 3. 1. Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Karnice stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Cele i zadania osiągane są w sposób zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi, uchwałami Rady Gminy Karnice oraz zarządzeniami Wójta Gminy Karnice.

3. Kontrola zarządcza:

1) stwarza podstawy efektywnego zarządzania,

2) dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem,

3) sygnalizuje naruszenie prawa,  

4) sygnalizuje zaniedbania i nieprawidłowości,

5) sygnalizuje ewentualne nadużycia i inne uchybienia.

§ 4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; podejmowanie działań zgodnie z przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami i wytycznymi,

2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów; zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym danych osobowych i informacji niejawnych,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej,

7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w funkcjonowaniu Urzędu, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości.

§ 5. Ilekroć w niniejszym załączniku jest mowa o:

- Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Karnice,

- Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Karnice,

-? Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Karnice.

 

Rozdział 2

Zasady kontroli zarządczej

 

§ 6. Wójt zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie.

§ 7. Wójt do końca kwietnia każdego roku otrzymuje oświadczenia o stanie kontroli zarządczej od jednostek organizacyjnych Gminy.

§ 8. Wójt powołuje Koordynatora ds. kontroli zarządczej w osobie Zastępcy Wójta i zleca mu zadania związane z wdrożeniem i koordynacją kontroli zarządczej. 

 

Dział II

ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

Rozdział 1

Przestrzeganie wartości etycznych

 

§ 9. W celu zapewnienia właściwego środowiska wewnętrznego funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie stosuje się powszechnie obowiązującą etykę.

Rozdział 2

Kompetencje zawodowe i struktura organizacyjna

 

§ 10. Zapewnieniu właściwego środowiska wewnętrznego w Urzędzie służą w szczególności procedury, regulaminy i instrukcje wprowadzone w drodze Zarządzenia Wójta w sprawie:

 

1) wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,

2) naboru na wolne stanowisko urzędnicze,

3) szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę,

4) przeprowadzania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych.

 

Rozdział 3

Delegowanie uprawnień

 

§ 11.1. W Urzędzie zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa powierza się w formie pisemnej. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdza się podpisem.

2. Za przechowywanie aneksów zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa odpowiedzialny jest stanowisko ds. kadr.

 

 

 

 

 

 

 

Dział III

ZARZADZANIE RYZYKIEM

Rozdział 1

Określenie zadań

 

§ 12. Urząd jest jednostką sektora finansów publicznych rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, realizującą zadania w zakresie określonym w Statucie Gminy Karnice, w szczególności:

1) zaspakajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,

2) tworzenie warunków do racjonalnego i harmonijnego rozwoju Gminy,

3) tworzenie warunków dla pełnego uczestnictwa mieszkańców Gminy w życiu wspólnoty.

 

§ 13. Szczegółowy podział zadań powierzonych do realizacji przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska zapisany jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

§ 14. Zadania finansowe określone są w uchwale budżetowej, która jest uchwalona przez Radę Gminy Karnice.

 

Rozdział 2

Realizacja zadań

 

§ 15. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań i osiągnięcia celów powołano w Urzędzie Zespół ds. oceny ryzyka, oraz wprowadzono regulamin pracy Zespołu ds. oceny ryzyka.

§ 16.1. Powołany Zespół ds. oceny ryzyka zajmuje się identyfikacją i oceną ryzyka oraz ustala metody przeciwdziałania ryzyku w odniesieniu do zadań określonych w rocznym planie działania.

2. Zespół ds. oceny ryzyka przygotowuje i aktualizuje wytyczne dot. sposobu identyfikacji i oceny ryzyka dla jednostek organizacyjnych Urzędu.

§ 17. Pracownicy Urzędu, a w szczególności kierownicy referatów zobowiązani są do bieżącego informowania Zespołu ds. oceny ryzyka o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka, o niewykonaniu powierzonych do realizacji zadań.

 

Dział IV

MECHANIZMY KONTROLI

Rozdział 1

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

 

§ 18. 1. Jednym z elementów kontroli zarządczej jest system wprowadzonych mechanizmów kontroli, na który składają się procedury wewnętrzne, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej tworzy się w szczególności w oparciu o dokumenty wskazane w załączniku nr 1 do zasad kontroli zarządczej.

 

Rozdział 2

Nadzór

 

§ 19. 1. Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów w zależności od rodzaju kontroli.

2. Przy przeprowadzaniu czynności kontrolnych obowiązują następujące zasady:

1) legalności, tj. zbadania zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach lub działań niezgodnych z intencją ustawodawcy.

2) gospodarności, tj. ustalenia czy działalność Urzędu jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej,

3) celowości, tj. ustalenia, czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych, także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z zatwierdzonych planów działalności,

4) rzetelności, tj. zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać, czy zobowiązania Urzędu były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania Urzędu oraz czy określone działania lub stany są faktycznie udokumentowane, zgodnie z rzeczywistością,

 

5) kontradyktoryjności – tj. możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawi, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich.

 

§ 20. Kontrolę należy prowadzić odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo - kontrolnych poszczególnych stanowisk pracy i jednostek organizacyjnych Urzędu, w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej.

§ 21. Kontrole prowadzone są przez pracowników Urzędu zgodnie z zarządzeniem Wójta w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli wewnętrznej.

 

Rozdział 3

Ciągłość działania

 

§ 22. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności Urzędu:

1) tam gdzie nie jest to zakazane z mocy prawa, zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze,

2) sprawy są prowadzone, przechowywane, znakowane, rejestrowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy o przejęcie jej przez zstępującego pracownika,

3) w zakresach czynności ustalone są zastępstwa pracowników.

 

Rozdział 4

Ochrona zasobów

 

§ 23. W celu zapewnienia ochrony zasobów Urzędu pracownicy zobowiązują się do:

1) przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu zasad porządku i dyscypliny pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

2) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji publicznej i ochrony danych osobowych,

3) ochrony danych osobowych w systemie informatycznym, a w szczególności przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń systemu zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,

4) przestrzegania zasad określonych w instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym,

 

5) przestrzegania zasad określonych w instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych.

 

§ 24. 1. Wójt mając na względzie wymogi wynikające z norm prawnych określa w drodze Zarządzenia w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie, zasady administrowania i przetwarzania danych osobowych w Urzędzie.

2. Polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie zapewnia odpowiedni poziomu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, w tym przechowywanych i przetwarzanych aktywów zapewniając im poufność, integralność, oraz dostępność.

3. W celu zapewnienia prawidłowego nadzoru nad przestrzeganiem zasad polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie, Wójt powołał Administratora Bezpieczeństwa Informacji i Administratora Systemu Informatycznego.

§ 25. Właściwym referatom i stanowiskom pracy w Urzędzie powierzono odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej poszczególnych składników infrastruktury Urzędu.

§ 26. Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, co potwierdzają własnoręcznym podpisem na druku „OT” - przyjęcie środka trwałego.

§ 27. Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z zarządzenia Wójta w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

§ 28. Urząd dysponuje archiwum, w którym zgodnie z instrukcją kancelaryjną przechowywane są dokumenty wytworzone i te, które wpłynęły do Urzędu.

§ 29. Budynki należące do Gminy, są odpowiednio zabezpieczone i zapewniona jest ich ochrona.

Rozdział 5

Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

 

§ 30. 1. Przedmiotem kontroli zarządczej są w szczególności procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych oraz zwrotem środków publicznych, stanowiących własność Urzędu.

2. Działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość objęte są szczególną formą kontroli zarządczej – kontrolą finansową, która umożliwia przeprowadzenie wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

3. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej i gospodarczej. Operacje finansowe i gospodarcze są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami wewnętrznymi, między innymi zarządzeniem Wójta w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości.

 

Dział V

INFORMACJA I KOMUNIKACJA

 

§ 31. Pracownicy mają zapewniony dostęp do niezbędnych informacji potrzebnych do wykonywania przez nich obowiązków poprzez powszechny dostęp do Informacji Prawnej „LEX”.

§ 32. Kierownicy referatów zapoznają pracowników z obowiązującymi przepisami prawa               i zapewniają im dostęp do obowiązujących aktów prawnych dotyczących zakresu ich działania.

§ 33. Zasady udzielania informacji środkom masowego przekazu zostały określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

 

Dział VI

MONITOROWANIE I OCENA

Rozdział 1

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

 

§ 34. Zobowiązuje się kierowników referatów oraz pracowników do bieżącego monitorowania i oceniania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w celu bieżącego identyfikowania problemów.

 

Rozdział 2

Samoocena

 

§ 35. W Urzędzie prowadzona jest samoocena kontroli zarządczej w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej.

§ 36. Raz w roku przeprowadzana jest samoocena kontroli zarządczej zgodnie z zaleceniem  Koordynatora ds. kontroli zarządczej. Wzór ankiety samooceny stanowi załącznik nr 2 do zasad kontroli zarządczej

 

Rozdział 3

Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

 

§ 37. 1. Źródłem zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Wójta powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli zewnętrznych.

2.  Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedniwedług stanu na dzień                     31 grudnia składane jest do 31 stycznia roku następnego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do zasad kontroli zarządczej

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 3 do zasad kontroli zarządczej

 

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

za rok ………….

(rok, za który składane jest oświadczenie)

 

     Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla

zapewnienia:

- zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi,

- skuteczności i efektywności działania,

- wiarygodności sprawozdań,

- ochrony zasobów,

- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

- efektywności i skuteczności przepływu informacji,

- zarządzania ryzykiem,

 

oświadczam, że 1) w kierowanym przeze mnie w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych

...................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

(nazwa jednostki sektora finansów publicznych)

 

Część A2)

- w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola

zarządcza.

 

 

Część B3)

- w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola

zarządcza.

1) Zastrzeżenia dotyczą: 4)

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli

 zarządczej: 5)

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

 

Część C5)

- nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

1) Zastrzeżenia dotyczą: 4)

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli

zarządczej: 6)

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

 

Część D 7)

W ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

...................................................................................................................................................

 

Część E

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie

sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:8)

- monitoringu realizacji celów i zadań,

- samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli

zarządczej dla sektora finansów publicznych,9)

_ systemu zarządzania ryzykiem,

- audytu wewnętrznego,

- kontroli wewnętrznych,

- kontroli zewnętrznych,

- innych źródeł informacji:..................................................................................................

.............................................................................................................................................

 

 

 

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby

wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

.......................................................                                       .......................................................

(miejscowość, data)                                                                   (podpis kierownika jednostki)

 

 

 

Objaśnienia

1) W zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej wypełnia się tylko jedną część z części A albo B albo C, pozostałe skreśla się. Część D wypełnia się w przypadku gdy, w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była wypełniona część B albo C. Część E wypełnia się w każ dym przypadku.

2) Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza zapewniła łącznie: zgodność działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywności działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

3) Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła co najmniej zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi lub skuteczności i efektywności działania lub wiarygodności sprawozdań lub ochrony zasobów lub przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania lub efektywności oraz skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

4) Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki/działu/działów administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane.

5) Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń wraz z podaniem terminu ich realizacji.

6) Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła łącznie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności oraz skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

7) Należy opisać najistotniejsze działania jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w części B albo C w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

8) Znakiem „X” zaznaczyć odpowiednie wiersze.

9) Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.

1240, z późn. zm.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Załącznik nr 2

do Zarządzenia Nr 13/2012

Wójta Gminy

z dnia 16 stycznia 2012 r.

Zasady kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy

 

Polityka zarządzania ryzykiem

w Urzędzie Gminy Karnice

 

 

Rozdział 1

Cel i realizacja polityki zarządzania ryzykiem

 

§ 1. Celem polityki zarządzania ryzykiem jest identyfikacja obszarów ryzyka, oszacowanie ryzyka, a następnie redukcja ryzyka do akceptowalnego poziomu.

 

§ 2. Realizacji celów służą:

1) podnoszenie świadomości pracowników Urzędu Gminy Karnice nakierowanej na zagadnienia z zakresu polityki zarządzania ryzykiem.

2) zdefiniowanie obszarów ryzyka i zadań wrażliwych w działalności Urzędu Gminy Karnice.

3) stały monitoring obszarów ryzyka.

4) podejmowanie działań zaradczych prowadzących do redukcji ryzyka do poziomu akceptowalnego.

 

§ 3. 1. Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem jest ściśle powiązane z realizacją celów Urzędu Gminy Karnice.

2. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów cyklu planowania i podejmowania decyzji.

3. Analiza ryzyka jest procesem ciągłym.

4. Przebieg procesu zarządzania ryzykiem polega na:

1) zdefiniowaniu wszystkich obszarów ryzyka,

2) przyjęciu jednolitej metodyki identyfikacji i analizy ryzyka,

3) przyjęciu jednolitej metodyki raportowania ryzyk,

4) ograniczaniu ryzyk poprzez adekwatne i terminowe działania awaryjne i naprawcze.

 

Rozdział 2

Obowiązki związane z realizowaniem polityki zarządzania ryzykiem

 

§ 4. 1. Obowiązkiem kierownictwa poszczególnych referatów jest monitorowanie i okresowy przegląd ryzyk zagrażających wykonaniu głównych celów strategicznych i operacyjnych.

2. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem powinny mieć kwalifikacje wystarczające do identyfikacji ryzyk i ich oceny.

3. Wszelkie działania pracowników zmierzające do przyjmowania odpowiedzialności za ryzyka będą wspierane przez kierowników referatów Urzędu Gminy Karnice.

4. Raportowanie o wszelkich zdarzeniach zarówno pozytywnych, jak i negatywnych jest obowiązkiem każdego pracownika.

 Załącznik nr 3

do Zarządzenia Nr 13/2013

Wójta Gminy

z dnia 16 stycznia 2012 r.

Zasady kontroli zarządczej

w Urzędzie Gminy

 

 

Procedura zarządzania ryzykiem

w Urzędzie Gminy Karnice

 

celem procedury jest zapewnienie mechanizmów identyfikowania wszystkich ryzyk zagrażających realizacji celów Urzędu Gminy Karnice w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, określanie skutków i wag tych ryzyk oraz podejmowanie adekwatnych środków zaradczych w celu minimalizacji ryzyka.

 

Rozdział 1

Glosariusz

 

§ 1. Użyte w niniejszej procedurze pojęcia mają następujące znaczenie:

1) analiza ryzyka – czynności podjęte w celu zrozumienia charakteru zidentyfikowanego ryzyka, na które narażona jest organizacja,

2) czynniki ryzyka – okoliczności, stan prawny, stan faktyczny, które mogą wywołać ryzyko,

3) mapa ryzyka – dokument odzwierciedlający ocenę skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,

4) mechanizm kontrolny – element systemu zarządzania, zasady określone przez przepisy prawa, procedury, które mają ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub jego skutki,

5) oddziaływanie ryzyka – możliwe skutki lub konsekwencje dla organizacji takie jak straty, utrata reputacji, obrażenia, niekorzystne zdarzenia, koszty lub opóźnienia,

6) prawdopodobieństwo – szacowane prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia,

7) proces – uporządkowany logicznie ciąg czynności, działań, decyzji, uzgodnień, których efektem jest powstanie pewnej wartości dającej się określić w postaci zmiany w środowisku zewnętrznym, jako efekt pracy,

8) rejestr ryzyka – zestawienie w formie papierowej wszystkich zidentyfikowanych ryzyk,

2

9) ryzyko – możliwość (prawdopodobieństwo) zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów i zadań,

10) ryzyko nieodłączne – ryzyko jakie występuje w sytuacji, gdy nie działają żadne mechanizmy kontrolne,

11) ryzyko operacyjne – ryzyko krótkookresowe związane z działalnością Urzędu,

12) ryzyko rezydualne – ryzyko występujące przy istnieniu mechanizmów kontrolnych,

13) ryzyko strategiczne – ryzyko długookresowe, na które Urząd ma ograniczony wpływ,

14) system kontroli zarządczej – ogół zasad zaprojektowanych i wdrożonych przez Wójta Gminy Karnice, obejmujących całą organizację, stanowiących spójną i logiczną całość funkcjonującą w określonym środowisku na wszystkich poziomach zarządzania, służących zwiększeniu prawdopodobieństwa zrealizowania wytyczonych celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy poprzez zmniejszenie skutków ryzyka,

15) szacowanie ryzyka – proces systematycznej oceny źródeł, skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,

16) właściciel ryzyka – osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, mająca kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do obszaru, którym zarządza,

17) zarządzanie ryzykiem – podjęte działania mające na celu zmniejszenie ryzyka do poziomu akceptowalnego obejmujące identyfikowanie i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie.

 

Rozdział 2

Cele zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Karnice

 

§ 2.1. Procedura zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Karnice zwanym dalej Urzędem ma na celu zidentyfikowanie ryzyka oraz ograniczenie jego negatywnego oddziaływania, co powinno przyczynić się do efektywnego i racjonalnego osiągania celów i realizacji zadań Urzędu.

 

2. Celem zarządzania ryzykiem w odniesieniu do głównych celów i zadań Urzędu jest:

1) zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,

2) efektywne zarządzanie Urzędem poprzez utworzenie właściwego ładu organizacyjnego,

3) położenie większego nacisku w procesie zarządzania na sprawy faktycznie istotne,

4) bardziej świadome podejmowanie ryzyka oraz decyzji,

5) efektywne wykorzystanie zasobów Urzędu,

6) skuteczne zarządzanie projektami,

 

7) dostosowanie do obowiązujących wymogów prawnych,

8) ograniczenie ryzyka utraty szans,

9) zapewnienie, by mechanizmy kontrolne były adekwatne do ryzyka,

10) ograniczenie nieetycznych zachowań.

 

§ 3. 1. Procedura zarządzania ryzykiem stanowi narzędzie zarządzania dla kierownictwa Urzędu oraz wytyczne dla wszystkich pracowników Urzędu.

2. Ograniczenie ryzyka prowadzone jest poprzez zaprojektowanie i wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontrolnych na podstawie wyników monitoringu poziomu ryzyka oraz jego oceny.

 

 

 

 

 

Rozdział 3

Cele funkcjonowania i zadania Urzędu

 

§ 4. 1. Urząd realizuje cele i wykonuje zadania określone ustawami, powierzone w drodze porozumienia oraz wynikające z zarządzeń Wójta Gminy Karnice i uchwał Rady Gminy Karnice.

2. Podstawowy zakres działania poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk określony jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Karnice.

 

 

 

 

Rozdział 4

Zakres podmiotowy zarządzania ryzykiem

 

§ 5. 1. Procedura zarządzania ryzykiem ma zastosowanie do wszystkich referatów Urzędu oraz do wszystkich pracowników zatrudnionych w Urzędzie.

2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się na trzech poziomach:

1) strategicznym,

2) operacyjnym,

3) projektu.

3. Zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym oparte jest na rocznej identyfikacji i analizie ryzyka.

4. Zarządzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym i projektu stanowi rutynowy element zarządzania, polegający na bieżącej identyfikacji, ocenie ryzyka i podejmowaniu działań zaradczych.

5. Analiza ryzyka na każdym z poziomów obejmuje następujące etapy:

1) identyfikację ryzyka, które może oddziaływać na funkcjonowanie Urzędu,

2) ocenę istniejących środków wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą,

4

3) ocenę i hierarchizację ryzyka wg oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,

4) zdefiniowanie działań wymaganych do postępowania z ryzykiem nie akceptowalnym,

5) wskazanie osób z kierownictwa, odpowiedzialnych za podjęcie działań zaradczych oraz ustalenie terminu do którego działania należy podjąć,

6) monitorowanie i składanie raportów dotyczących postępowań.

6. Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie odbywa się dwuetapowo:

1) na poziomie strategicznym opartym na rocznej identyfikacji i analizie ryzyka,

2) na poziomie operacyjnym i projektu opartym na bieżącej identyfikacji i analizie ryzyka oraz podejmowaniu bieżących działań zaradczych.

 

 

 

 

Rozdział 5

Zasady odpowiedzialności za zarządzanie ryzykiem

 

§ 6. 1. Za zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym odpowiada Wójt Gminy Karnice zwany w dalszej części Wójtem poprzez:

1) kształtowanie i wdrażanie polityki zarządzania ryzykiem,

2) identyfikację czynników ryzyka i ocenę ryzyka na poziomie strategicznym,

3) zdefiniowanie obszarów ryzyka,

4) określenie obszarów akceptowalnego ryzyka,

5) ogłaszanie i wdrażanie procedury zarządzania ryzykiem,

6) monitorowanie skuteczności mechanizmów kontrolnych,

7) wyznaczanie właścicieli ryzyka na poziomie strategicznym.

2. W procesie identyfikacji i oceny ryzyka na poziomie strategicznym włączani są kierownicy odpowiedzialni za poszczególne procesy. W tym celu Wójt powołuje Zespół ds. oceny ryzyka.

3. Wójt może przypisać odpowiedzialność za zarządzanie kluczowym ryzykiem na poziomie strategicznym właściwym merytorycznie pracownikom zatrudnionym na kierowniczych stanowiskach.

 

§ 7. 1. Na poziomie operacyjnym za zarządzanie ryzykiem odpowiadają kierownicy referatów poprzez:

1) identyfikację i dokumentowanie czynników ryzyka, które mają istotny wpływ dla osiągnięcia celów operacyjnych, w odniesieniu do zidentyfikowanych obszarów działalności,

5

2) ocenę istotności czynników ryzyka w odniesieniu do realizowanych celów z uwzględnieniem prawdopodobieństwa ryzyka oraz potencjalnych skutków ryzyka,

3) monitoring poziomu ryzyka operacyjnego, w tym funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych pod kątem ich adekwatności, skuteczności i efektywności,

4) rejestrację odstępstw od obowiązujących zasad i procedur oraz ich analizę,

5) projektowanie działań zaradczych w zakresie swojego obszaru działalności.

2. Kierownicy mogą, w ramach swoich uprawnień, przypisać swoje obowiązki związane z zarządzaniem ryzykiem innym pracownikom.

 

§ 8. Na poziomie projektu za zarządzanie ryzykiem odpowiada kierownik referatu realizującego projekt poprzez:

1) identyfikację i dokumentowanie czynników ryzyka właściwego dla projektu,

2) ocenę istotności czynników ryzyka w odniesieniu do realizowanego projektu, z uwzględnieniem prawdopodobieństwa ryzyka oraz potencjalnych skutków ryzyka,

3) projektowanie mechanizmów kontrolnych ograniczających ryzyko w stosunku do ryzyka nieakceptowanego,

4) zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu istotnych utrudnień w realizacji celu projektu.

 

Rozdział 6

Identyfikacja i analiza czynników ryzyka

 

§ 9. 1. Identyfikacja i ocena czynników ryzyka dokonywana jest na poziomie strategicznym, operacyjnym oraz projektu.

2. Identyfikacja i ocena czynników ryzyka na poziomie strategicznym odbywa się w odniesieniu do obszarów działania wymienionych w załączniku nr 1 do procedur zarządzania ryzykiem.

3. Wykaz obszarów działania podlega aktualizacji bez konieczności zmiany procedur.

4. Proces identyfikacji i analizy ryzyka odbywa się raz do roku.

5. Na poziomie strategicznym za identyfikację czynników ryzyka, w ramach obszaru odpowiada Zespół ds. oceny ryzyka.

 

§ 10. 1. Na poziomie operacyjnym za identyfikację czynników ryzyka, w ramach obszaru odpowiadają kierownicy referatu.

2. Dokumentowanie wyników identyfikacji i analizy czynników ryzyka odbywa się na zasadach określonych w dalszej części procedur.

3. Każdy pracownik ma prawo zgłaszać swojemu przełożonemu czynniki ryzyka.

6

4. Pracownicy Urzędu mają prawo zgłaszać wszelkie odstępstwa od obowiązujących procedur.

5. Zgłoszone lub ujawnione odstępstwa podlegają rejestracji wg wzoru określonego w załączniku nr 2 do procedury zarządzania ryzykiem.

6. Zgłoszone przez pracownika czynniki ryzyka podlegają analizie pod kątem istotności dla realizacji celów.

 

§ 11. 1. Identyfikacja czynników ryzyka dla projektów odbywa się na etapie wnioskowania.

2. Dokumentowanie wyników analizy ryzyka dla projektów odbywa się na zasadach określonych tak jak dla ryzyka operacyjnego.

§ 12. 1. Każdy czynnik ryzyka podlega analizie pod kątem jego wpływu na osiąganie przez Urząd założonych celów.

2. W ramach analizy ryzyka oceniana jest istotność czynników ryzyka, które ma wpływ na funkcjonowanie referatów Urzędu jako całości i osiągania wytyczonych celów.

3. Ocena istotności oddziaływania polega na nadaniu oceny punktowej od 1 do 5, gdzie 1 oznacza małą istotność (nieznaczne oddziaływanie) a 5 bardzo duża istotność (bardzo poważne – katastrofalne oddziaływanie). Punktowa tabela oddziaływania stanowi załącznik nr 3 do procedury zarządzania ryzykiem.

4. Ocenę prawdopodobieństwa dokonuje się w skali punktowej od 1 do 4, gdzie 1 oznacza bardzo małe prawdopodobieństwo, a 4 bardzo duże prawdopodobieństwo graniczące z pewnością. Punktowa tabela prawdopodobieństwa stanowi załącznik nr 4 do procedury zarządzania ryzykiem.

5. Wyniki analizy ryzyka przedstawia się przy pomocy mapy ryzyka stanowiącej załącznik nr 5 do procedury zarządzania ryzykiem.

6. Wynik oceny punktowej ryzyka stanowi iloczyn oceny punktowej prawdopodobieństwa i oceny punktowej wpływu.

7. Wyniki uzyskane z analizy ryzyka podlegają dalszej analizie pod kątem możliwości ograniczenia ryzyka.

8. Analiza ryzyka na poziomie projektu polega na przypisaniu, bez uwzględniania istniejących mechanizmów kontrolnych, każdemu ryzyku wartości punktowej o której mowa w ust. 3 i 4.

 

Rozdział 7

Dokumentowanie procesu

 

§ 13. 1. Zdiagnozowane ryzyka podlegają uszeregowaniu w kolejności wg wartości punktowej ustalonej zgodnie z § 12 ust. 6. Dokumentowanie procesu identyfikacji i analizy ryzyka na każdym szczeblu odbywa się wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do procedury zarządzania ryzykiem.

2. Na poziomie operacyjnym Zespół ds. oceny ryzyka nadaje priorytety poszczególnym ryzykom, podejmuje decyzję o zastosowaniu działań zapobiegawczych oraz wyznacza właściciela ryzyka.

3. Dokumentowanie procesu identyfikacji ryzyka na szczeblu strategicznym dokonywane jest przez Zespół ds. oceny ryzyka. Zespół także nadaje priorytety poszczególnym ryzykom.

4. Wyniki analizy ryzyka na poziomie projektu przedstawia się w postaci mapy ryzyka stanowiącej załącznik nr 5 do procedury zarządzania ryzykiem.

5. Proces analizy i udokumentowania ryzyka na szczeblu projektu odbywa się przed rozpoczęciem projektu oraz w każdym czasie, gdy nastąpi zmiana ryzyka. Za dokumentowanie procesu identyfikacji i analizy ryzyka odpowiedzialny jest Zespołu ds. oceny ryzyka, który sporządza arkusz identyfikacji ryzyka strategicznego i operacyjnego wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do procedury zarządzania ryzykiem.

6. Zebrane informacje przekazywane są do Wójta.

 

Rozdział 8

Zarządzanie ryzykiem

 

§ 14. 1. W Urzędzie zdefiniowano cztery poziomy ryzyka:

1) ryzyko niskie, którego ocena punktowa zawiera się w przedziale 0-25%, różnicy pomiędzy wynikiem najwyższym i najniższym,

2) ryzyko średnie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 26-50% pomiędzy wynikiem najniższym i najwyższym,

3) ryzyko wysokie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 51-75% pomiędzy wynikiem najniższym i najwyższym,

4) ryzyko bardzo wysokie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 76-100% pomiędzy wynikiem najniższym i najwyższym.

2. Uzyskane w procesie analizy ryzyka końcowe wyniki wskazują na poziom ryzyka wywołanego przez dany czynnik ryzyka.

 

 § 15. 1. Wójt wyznaczy akceptowany z punktu widzenia strategicznego i operacyjnego poziom ryzyka, jaki gotowy jest przyjąć, z uwzględnieniem sytuacji Urzędu, wielkości kosztów ograniczenia danego ryzyka oraz możliwości wpływu na ryzyko.

2. W Urzędzie przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem:

1) tolerowanie ryzyka – w przypadku, gdy istnieją obiektywne okoliczności w przeciwdziałaniu ryzyku, a także, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści,

2) transfer ryzyka – przeniesienie ryzyka na inną organizację,

3) przeciwdziałanie – podjęcie działania, które pozwoli na ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego, np. poprzez wzmocnienie mechanizmów kontrolnych,

4) przesunięcie w czasie – zaniechanie w danym momencie działań rodzących zbyt duże ryzyko.

3. W Urzędzie przyjmuje się następujące zasady akceptowalności poziomu ryzyka:

1) ryzyko niskie – ryzyko akceptowalne, ale należy je monitorować i w miarę potrzeby kontrolować,

2) ryzyko średnie – może wywierać wpływ na działalność Urzędu, należy je monitorować i rozważyć potrzebę działań zaradczych poprzez wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych (przy uwzględnieniu kosztów wprowadzenia dodatkowej kontroli). Za monitoring i ewentualne wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka,

3) ryzyko wysokie – może wywierać istotny wpływ na działalność Urzędu, należy je monitorować i wprowadzić działania zaradcze poprzez wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych. Za monitoring i wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka,

4) ryzyko bardzo wysokie – stanowi poważne zagrożenie dla działalności Urzędu i osiągnięcia celów. Wymagane jest natychmiastowe działanie poprzez wprowadzenie skutecznych i efektywnych mechanizmów kontrolnych. Podlega ciągłemu monitoringowi. Ryzyko to nie powinno być tolerowane.

4. Wójt ma prawo zaakceptować każdy poziom ryzyka i nie podejmować działań zaradczych.

 

§ 16. 1. W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka Wójt wyznacza właścicieli ryzyka.

2. W stosunku do każdego czynnika ryzyka, które wywołuje ryzyko nieakceptowane przez Wójta planowane są i wdrażane działania zaradcze.

9

3. Przed przystąpieniem do działań mających na celu ograniczenie ryzyka należy rozważyć:

1) jakie działania są konieczne do podjęcia,

2) jaki poziom ryzyka należy osiągnąć po podjęciu działań zaradczych,

3) jakie mechanizmy należy wdrożyć,

4) jakie są koszty wprowadzenia mechanizmów kontrolnych,

5) czy wdrożenie mechanizmów kontrolnych jest możliwe.

4. Kierownicy referatów podejmują na bieżąco działania zaradcze w odniesieniu do ryzyk wynikających z odstępstw od obowiązujących procedur.

 

§ 17. 1. Wszyscy pracownicy Urzędu mają prawo i obowiązek raportowania bezpośredniemu przełożonemu o niekorzystnych zjawiskach, które mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek Urzędu lub zakłócić realizację celów i zadań Urzędu.

2. W przypadku zwiększenia się prawdopodobieństwa zaistnienia zjawisk, które mogą zwiększyć ryzyko projektu, osoba realizująca projekt zgłasza ten fakt w formie pisemnej bezpośredniemu przełożonemu wraz z propozycją wprowadzenia działań zaradczych.

 

Rozdział 9

Monitorowanie ryzyka

 

§ 18. 1. Proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym.

2. Proces monitorowania ryzyka jest realizowany na każdym szczeblu zarządzania w ramach kontroli zarządczej.

3. Kierownicy referatów wspierają wszelkie działania pracowników przyjmujących odpowiedzialność za ryzyko.

§ 19. Wszyscy pracownicy Urzędu zobowiązani są do przestrzegania niniejszych procedur.

§ 20. 1. Polityka zarządzania ryzykiem i procedura zarządzania ryzykiem podlegają raz na rok przeglądom dokonanym w celu ich aktualizacji.

2. Projekt zmian w polityce oraz w procedurze przygotowuje Zespól ds. oceny ryzyka.

3. Zmiany w polityce i procedurze zarządzania ryzykiem podlegają akceptacji Wójta.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik Nr 1 do Procedury zarządzania ryzykiem

 

 

Kluczowe obszary działania

Urzędu Gminy w Karnice

 

W trakcie analizy funkcjonowania Urzędu Gminy Karnice wyodrębniono następujące podstawowe obszary działania:

 

1.      Gospodarowanie mieniem i majątkiem

2.      Współpraca z organizacjami pozarządowymi

3.      Gospodarowanie majątkiem

4.      Polityka informacyjna i promocja Gminy

5.      Podatki i opłaty lokalne

6.      Windykacja należności

7.      Zamówienia publiczne

8.      Bezpieczeństwo informacji

9.      Administracja

10.  Inwestycje

11.  Edukacja

12.  Budżet gminy

13.  Ochrona środowiska

14.  Sprawozdawczość

 

right